Met de opkomst van Office 365 wordt SharePoint steeds vaker toegepast als Document Management Systeem. Waar voorheen alle bestanden op een centrale netwerkschijf te vinden waren ( “de F:\ schijf”, of een andere letter), zijn alle bestanden nu in één of meerdere SharePoint Sites geplaatst. In praktijk zien we regelmatig dat het structureren en terugvinden van bestanden tot problemen leidt.

Wat is een Document Management Systeem eigenlijk?

Een documentmanagementsysteem (DMS) is een opslagplaats waarin documenten aan de hand beschrijvende metadata worden opgeslagen. Aan de hand van deze metadata zijn documenten makkelijk terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf worden in een database opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die alleen via de database toegankelijk is.

Waar gaat het fout met de meeste SharePoint Online installaties

De meeste mensen slaan graag informatie op een gestructureerde manier op. Juist hier gaat het fout met de meeste moderne SharePoint Online installaties. Onder het mom van, we kunnen toch alles terugvinden, wordt niet gefaciliteerd dat er een mappenstructuur volgens een vast stramien wordt aangemaakt waarin de gebruiker documenten via die mappenstructuur kan benaderen. Die mappenstructuur is juist zo belangrijk om de categorie en type document als metadata aan het document te kunnen toevoegen. Daarnaast is het vaak onmogelijk om e-mail vanuit Outlook of een mobiel device op een makkelijke manier in SharePoint online op te slaan.

Contentworker

Aumatics levert samen met het Zweedse bedrijf Formpipe het op SharePoint gebaseerde product Contentworker, welke een eenvoudige en praktische oplossing biedt voor bovengenoemde beperkingen. Met de Contentworker oplossing worden via templates vaste indelingen aangemaakt. Ook is er een mappenstructuur, die gebruikers erg weten te waarderen. Daarnaast kunnen op eenvoudige manier e-mails vanuit Outlook in SharePoint worden opgeslagen. Binnen de advocatuur zijn hierdoor bijvoorbeeld alle processtukken en e-mails op simpele wijze per zaak inzichtelijk en doorzoekbaar. Ook andere bedrijven profiteren van het gemak van Contentworker.

Naast de bestaande Contentworker versie, gebaseerd op een eigen SharePoint server, is er sinds kort een op SharePoint Online gebaseerde versie waarmee het documentbeheer volledig in de Cloud kan plaatsvinden.

Wilt u weten wat Office 365 en Contentworker voor uw bedrijf kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op met Aumatics! We zijn te bereiken via telefoon: 085 – 489 1240 of via mail: info@aumatics.nl