Branche: Openbaar bestuur
Hoofdkantoor: Brussel
Vestigingen: Vooruitgeschoven post van de twaalf provincies en het IPO bij de Europese Instellingen
Medewerkers: 25
Werkplekken: 42 op hoofdkantoor (incl. werkplekken voor tijdelijk personeel en in vergaderzalen)
Projectduur: 3 maanden
Jaar: 2016
Website: www.nl-prov.eu

 

Opdrachtgever

Het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) heeft tot doel samenwerking tussen provincies in Brussel tot stand te brengen met betrekking tot de gezamenlijke Europese belangenbehartiging, signalering, informatie en advisering. Het HNP is in 2000 opgericht door de 12 Nederlandse provincies en het Interprovinciaal Overleg (IPO) en is gevestigd in de Europese wijk in Brussel. Het HNP is opgebouwd uit vier regionale kantoren waarin de provincies deelnemen, namelijk Samenwerkingsverband Noord-Nederland, Oost-Nederland, Regio Randstad en Zuid-Nederland. Het HNP is gevestigd in Brussel en er werken 25 mensen in vaste dienst van de provincies en van het HNP.

 

Oorspronkelijke situatie

De medewerkers op het HNP in Brussel werkten met Lotus Notes van IBM in een Terminal Server omgeving gehost bij een externe provider.

 

Probleemstelling

De ICT-omgeving van het HNP voldeed niet meer aan de eisen van de tijd. Onder andere het e-mailsysteem vormde steeds meer een belemmering. De medewerkers van het HNP zijn veel onderweg en werken dus op meerdere locaties en vanaf verschillende apparaten (PC, laptop, tablet en smartphone). Ook vanwege regelmatige samenwerking met andere bestuursorganen was behoefte aan een meer up-to-date omgeving.

 

Gewenste situatie

Het Huis van de Nederlandse Provincies wilde voor zijn kantoor in Brussel een nieuwe ICT-omgeving waarin de medewerkers plaats onafhankelijk kunnen werken, zowel on- als offline. Men wilde Outlook als email cliënt gaan gebruiken en de mailserver moest genoeg opslagruimte bevatten om alle mails op te kunnen slaan.

Bovendien wilde men een centrale opslag voor documenten en andere gegevens, onderverdeeld in meerdere van elkaar gescheiden groepen. Verder gaf het HNP aan dat het belangrijk is dat gegevens tussen verschillende apparaten van medewerkers (PC/laptop, tablet en smartphone) gesynchroniseerd worden.
Verder wilde men nieuwe laptops voor de medewerkers en universele dockingstations met toetsenbord en groot scherm. De dockingstations dienden ook voor Apple gebruikers geschikt te zijn.

Voor het faciliteren van conference calls had men behoefte aan een daartoe geschikt vergadertoestel voor in de vergaderzaal en dienden alle laptops te zijn uitgerust met een camera en voorzien van Skype voor Business.
Tevens vroeg men om een snel en veilig draadloos netwerk inclusief de mogelijkheid om bezoekers veilige internettoegang te bieden.

Daarnaast diende er vanwege het wegvallen van Lotus Notes een nieuwe omgeving te komen waarmee de website van HNP beheerd kon worden.

Tenslotte vroeg men om gebruikersondersteuning op de nieuwe omgeving.

 

Aanpak

Aumatics heeft na een inventarisatie van wensen en behoeften geadviseerd om de medewerkers te voorzien van laptops met Office 365 inclusief Sharepoint en Skype for Business. Als mailserver is Exchange Online aanbevolen. Om in de behoefte aan centrale opslag te voorzien heeft Aumatics Sharepoint Online geadviseerd. Als draadloos Wi-Fi netwerk heeft Aumatics accesspoints van Watchguard voorgesteld. Voor de beveiliging van het interne netwerk heeft Aumatics gekozen voor een firewall van Watchguard. De website van HNP is omgezet naar WordPress. Tenslotte heeft Aumatics haar Servicedesk ingezet voor het bieden van ondersteuning aan de gebruikers.

Voor implementatie van de nieuwe omgeving heeft Aumatics een projectplan opgesteld dat bestaat uit twee fasen. Als eerste is een proefomgeving gebouwd met 4 volledig ingerichte en functionele werkplekken zodat HNP de gelegenheid kreeg om de nieuwe omgeving eerst goed te testen. Het tweede deel omvatte de definitie implementatie. Deze bestond uit de inrichting van Sharepoint, installatie van de nieuwe werkplekken, aanleg van het draadloze netwerk en migratie van alle e-mails van Lotus Notes naar Exchange Online. Het plan voorzag tevens in een training van de medewerkers om hen te leren werken met de nieuwe gebruikersomgeving (Office 365).

 

Resultaat

Beide fasen van het projectplan zijn zonder problemen doorlopen en binnen gestelde tijd en budget. Zowel opdrachtgever als medewerkers zijn tevreden over de geleverde diensten. Een medewerker: “Ik ben gewoon heel erg tevreden. Overgang is soepel gegaan en nieuwe apparatuur werkt perfect. Vind de service ook erg goed van Aumatics. En zo denken er veel over.”

 

Geleverde producten en diensten

– Project management;
– Training;
– Aumatics Servicedesk;
– WordPress website;
– 42 laptops en docking stations;
– 42 LCD beeldschermen;
– 42 Office 365 E3 Government licenties
– 1 Polycom Soundstation vergadertoestel;
– 42 Microsoft Intune licenties;
– 1 Wathcguard firewall licentie;
– 4 Watchguard AP300 Wi-fi accesspoints.