Het document management systeem

Contentworker by Formpipe is het slimme Document Management Systeem (DMS) speciaal gemaakt voor de advocatuur, Corporate Legal afdelingen, accountants- en advieskantoren. Uit de jarenlange ervaring met de implementatie van Document Management Systemen is Contentworker ontstaan.

Contentworker is een schil bovenop Microsoft SharePoint. In dit document management systeem wordt de gehele dossiervorming op een overzichtelijke manier gedigitaliseerd, gestructureerd en georganiseerd. Documenten en e-mails worden gezamenlijk opgeslagen. Samen met andere dossier- of zaakinformatie, zoals kalender, financiële informatie en contactgegevens zijn deze toegankelijk. Gegevensverlies door privé-drives, dropboxen en usb-sticks is verleden tijd.

 

Totaal Overzicht

In één overzicht worden alle e-mails, MS-Word documenten en overige bestanden chronologisch weergegeven:

Matter documents in Contentworker

 

Geavanceerde zoekfuncties

Met traditionele systemen wordt minimaal één uur per maand besteed aan het zoeken naar documenten. De search functie in SharePoint is in Contentworker geperfectioneerd waardoor je betere zoekresultaten hebt.

Formpipe heeft de zoekfunctionaliteit van SharePoint uitgebreid met Meta Data search zoals:

  • Dossier
  • Client
  • Auteur
  • Rechtsgebied
  • Document type

Hiermee kan het zoekresultaat worden beperkt en op diverse criteria gefilterd worden.

Opslaan van e-mails

Vanuit Outlook kunnen op een eenvoudige manier e-mails worden opgeslagen. Met behulp van de Contentworker Filing Assistent kan dit ook automatisch.

Workspace focus

Contentworker heeft als enige Document Management Systeem een Workspace focus. Documenten worden geopend vanuit de Workspace via de webbrowser.

Bij concurrerende Document Management Systemen die Outlook als vertrekpunt hebben worden bestanden vanuit Outlook geopend.

 

Quote: Olaf van Haperen managing partner Kneppelhout & Korthals: “We love the peace that the Contentworker Workspace gives you, the focus on the matter, not being distracted by your e-mails“.

 

Document Management Systeem Anytime & Anywhere

Met de Contentworker mobile client heeft men overal ter wereld op een zeer veilige manier toegang tot zijn of haar documenten. Met één klik worden direct de documenten geopend zonder tussenkomst van diverse schermen.

mobile client contentworker

 

Versiebeheer

Door middel van versiebeheer is altijd inzichtelijk wat de laatste versie is  en wie aanpassingen heeft gemaakt aan het document.  Mocht een laatste versie niet gewenst zijn, dan kan eenvoudig via de roll-back functie een vorige worden teruggezet.

 

Integratie

Het systeem heeft een werkende integratie gecreëerd met KEI (programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak). Daarnaast kan met behulp van de Dataloader op een makkelijker manier met diverse pakketten zoals tijdschrijf systemen, financiële pakketten, CRM-systemen en MultiFunctionals geïntegreerd worden.